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Abonnement :
Lors de votre inscription, 200 Mo d’espace disque vous sont alloués
pour gérer vos projet. Une fois ce quota atteint vous basculez
automatiquement dans le forfait au dessus (forfait 300 Mo, 400 Mo, etc…),
vous n’avez rien à faire tout est automatique. La personne
qui décide de s’abonner devient ‘’administrateur
du site’’ (cf. ci-dessous).
Administrateur :
C’est le ‘’super’’ utilisateur qui possède
tous les droits. On distingue l’administrateur du site de celui de projet.
Administrateur du site :
Celui qui possède et gère le compte Buildmeeting, crée
les projets, attribue les intervenants importants d’un projet (administrateur
du projet, trésorier, reprographe, maître d’ouvrage)
Administrateur de projet :
Celui qui gère un projet. Il s’occupe d’y donner les droits,
d’organiser les répertoires, d’ajouter ou de supprimer des
intervenants, etc… L’administrateur de projet et de site peuvent
être la même personne. Mais l’administrateur du site peut
déléguer les projets qu’il héberge sur son compte
à autant d’administrateurs de projet différents qu’il
y a de projets !
Ex : Monsieur X possède un compte Buildmeeting (administrateur du site),
il crée un projet qui va être gérer par Monsieur Y (donc
administrateur de projet).
Annotation :
Un fichier peut être annoter par les intervenants (s’ils sont autorisés).
Ils peuvent ainsi directement commenté un plan, une photo, etc…
Une icône représentant un crayon et une feuille de papier symbolise
cette fonction à côté du nom du fichier déposé.
Arborescence :
Représentation schématique de l’organisation des répertoires
et des fichiers d’un projet. Dans Buildmeeting V.2, la navigation entre
les répertoires se fait par le menu déroulant en haut à
gauche.
Clôturer le projet :
Un projet arrivant à son terme peut être fermer (pour des raisons
de sécurité par exemple), il est arrêté et une sauvegarde
sur CD-Rom des documents et listing des opérations peut être effectuée.
Contacts :
Carnet d’adresses de tous les intervenants inscrit sur les projets de
votre compte Buildmeeting.
Données personnelles :
Vous pouvez y compléter ou modifier vos coordonnées, mot de passe,
e-mail, société, etc… que vous soyez administrateur ou intervenants.
Il est important de bien remplir cette partie, elle permet aux intervenants
de prendre contact facilement avec vous.
Droits (projet, répertoire, fichier) :
L’administrateur du projet peut de façon très générale
ou très ciblée choisir quels seront les droits d’accès
aux documents mis à disposition des intervenants. Un intervenant inscrit
sur X projets, ne voit que ces X projets. Un fichier ou un répertoire
peut être visible pour quelqu’un et invisible pour tous les autres,
ou inversement. On peut donner des droits de visualisation, d’écriture,
… Les possibilités sont infinies mais s’adaptent parfaitement
aux besoins de chacun (grande sécurité sur un projet = droits
très spécifiques, projet libre avec intervenants de confiance
= droits généraux plus libres).
De part sa conception, Buildmeeting permet une grande intégrité
des documents, même avec des droits très libres pour les intervenants.
Les fichiers ne peuvent être effacés ou ‘’écraser’’
par une nouvelle version, ce qui vous offre une sécurité optimale
de vos données.
F.A.Q. :
En anglais : Frequently Asked Questions, ce qui signifie ‘’questions
posées fréquemment’’. Dans cette rubrique vous trouverez
les réponses aux questions souvent posées par les utilisateurs.
Groupe (d’intervenants) :
Pour gérer facilement un grand nombre d’intervenants, leurs droits
ou les messages que vous leur adressez, vous pouvez créer des groupes
(groupe 1, 2, ou groupe architectes, groupe construction,…). Vous rassemblez
ainsi les intervenants que vous désirez et améliorer votre gestion
de projet.
Icônes :
Boutons symbolisant une fonction. Le bouton pour l’envoi d’un message
est représenté par une enveloppe, une suppression par une croix
rouge, les contacts par un carnet d’adresses, les droits par des clés,
etc…
Identifiant :
Voir à « login »
Intervenants (du projet) :
Ce sont les utilisateurs qui interviennent sur un projet et qui sont invités
par l’administrateur du projet. Pour rajouter un intervenant, on se rend
dans la rubrique intervenants du projets (icônes personnages) et on fait
‘’rechercher un intervenant’’ pour voir si la personne
a déjà un profil inscrit sur Buildmeeting (dans ce cas on fait
‘’rajouter’’) sinon, s’il n’existe pas dans
la liste de Buildmeeting, on lui crée un profil.
Il sera automatiquement averti par mail de son inscription (attention à
bien donner une adresse e-mail valide !). Vous pouvez dans cette rubrique aussi
supprimer l’intervenant du projet, lui changer ses droits et lui écrire.
ISO :
Norme de qualité qui peut s’appliquer aux projets traités
sur Buildmeeting. Lors de la création de votre projet vous pouvez choisir
d’activer cette fonction pour que votre projet soit à la norme
ISO. Concrètement, cela se traduit par une traçabilité
et une gestion des documents qui ne permet aucune perte et erreur de manipulation
(effacement, écrasement par un fichier rajouter ultérieurement,
etc…) par l’utilisation d’un indiçage (version x du
fichier ‘’plan.dwg’’). L’administrateur a tout
intérêt à utiliser la norme ISO lors de la création
du projet.
Login :
C’est le nom qui sert à vous connecter à Buildmeeting. Respectez
les majuscules et minuscules.
Maître d’ouvrage :
Commanditaire du projet. L’administrateur peut désigner le maître
d’ouvrage dans la fiche descriptive du projet.
Modèle (de projet) :
Si vous avez l’intention de créer plusieurs projets ayant la même
structure et arborescence, vous pouvez définir un modèle que vous
pourrez réutiliser si nécessaire pour vous faire gagner du temps.
Mot de passe :
Il est généré par le serveur Buildmeeting lors de l’inscription.
Vous pouvez le modifier dans la rubrique « données personnelles
».
Notification :
Synonyme de message. La notification sert à avertir de la mise en ligne
d’un document, à envoyer un message à un intervenant, etc…
La notification se présente souvent sous la forme iconique d’une
petite enveloppe.
Opérations effectuées :
Vous pouvez grâce à cette fonction retracé l’historique
des actions effectuées sur votre compte ou vos projets. Suivant où
se présente cette fonction, les données qui vous seront présentées
seront différentes (à côté du nom d’un intervenant
= actions effectuées par un intervenant, sur la fiche descriptive du
projet = actions globales de tout le projet, etc…). Vous pouvez de plus
spécifier une date précise, par exemple lire les actions effectuées
du 18/02/2003 au 12/04/2003.
Projet en libre consultation :
Vous pouvez spécifier si vous désirez que tel ou tel projet soit
consultable par des personnes extérieures et non inscrites sur Buildmeeting.
Dans le cas d’un appel d’offre, on peut imaginer qu’une partie
des documents soit accessible à tous (présentation de l’appel
d’offre) et que le reste des documents soit uniquement disponible pour
les intervenants que l’on aura inscrit après identification.
Dans ce cas d’appel d’offre, la consultation libre couplée
à la gestion précise des droits d’utilisation permettent
une utilisation différente de Buildmeeting sans aucune modification de
l’outil.
Reprographe :
L’administrateur peut désigner un reprographe officiel sur le projet,
au près duquel pourra être commandé tout document à
imprimer. Une icône représentant une imprimante est présente
à côté du nom d’un fichier pour faire une demande
d’impression.
Taille du site :
Cette indication vous permet de voir quelle taille totale en Kilo-octets occupe
l’ensemble de vos fichiers déposés sur votre compte. Cela
vous permet éventuellement de savoir si votre abonnement va passer au
niveau suivant s’il atteint son quota.
Trésorier :
L’administrateur peut désigner un trésorier sur un projet.
C’est la personne en charge de la gestion du compte prorata d’un
chantier. Automatiquement cette personne reçoit une facture pour ce projet.
L’administrateur du compte reçoit un avoir de 15 Euros sur son
abonnement pour chaque projet qu’il refacture ainsi au trésorier
du compte prorata.
Verrouiller (un fichier) :
Cette fonction empêche la suppression d’un fichier qui vient d’être
ajouté. Le téléchargement du fichier par un intervenant
verrouille automatiquement le fichier.
Version (d’un fichier) ou indiçage :
Lors de la dépose d’un nouveau fichier, un indiçage
lui est automatiquement attribué. Cela évite tout erreur
de version sur un fichier, même s’il porte exactement le même
nom. Par exemple, un fichier ‘’plan.doc’’ déposé
à 8H30 ne sera pas écrasé par le fichier ‘’plan.doc’’
de 15H25. Le fichier de 15H25 sera marqué version 2. Les intervenants
qui récupèrent ces fichiers sont donc certains de récupérer
toujours la bonne version d’un fichier ! De plus vous pourrez suivre
l’évolution de vos données puisque vous aurez toutes
les versions d’un fichier disponibles !
Visionneuses :
Connus aussi sous le nom anglais de viewer, elles vous permettent de lire vos
fichiers directement depuis Buildmeeting, sans avoir à les télécharger
sur votre ordinateur. Par exemple, pour lire un fichier ‘’PDF’’,
vous devez avoir installé Acrobat reader, pour les fichiers ‘’DOC’’
c’est Word, etc… Si vous possédez les bons logiciels, la
plupart du temps vous pourrez lire les fichiers depuis Buildmeeting (images,
fichiers textes, plans DWG, etc…). Certaines visionneuses sont disponibles
depuis Buildmeeting, représentées par l’icône loupe.
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